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Compilación Jurídica - DIAN

Circular 20 de 2020 DIAN

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CIRCULAR 20 DE 2020

(julio 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

PARA:Directores Seccionales, Jefes de División, Jefes Grupos Internos de Trabajo, Funcionarios Notificadores y servidores públicos de la DIAN
ASUNTO:Notificación electrónica de Actos administrativos expedidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - UAE DIAN, a partir del 2 de julio de 2020

Dando cumplimiento a lo estipulado en la resolución No. 38 del 30 de abril de 2020 “Por la cual se implementa la notificación electrónica en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 563, 564, 565 y 566-1 del Estatuto Tributario”, se hace necesario impartir lineamientos para la aplicación y operatividad del servicio informático habilitado para surtir la notificación electrónica de los actos administrativos en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, a partir del 2 de julio de 2020.

Para la implementación del desarrollo tecnológico habilitado y con el fin de gestionar de manera ágil y oportuna el procedimiento del trámite de notificación electrónica de los actos administrativos, se requiere tener en cuenta lo siguiente:

1. Solicitud de roles

Para la entrada en vigencia del servicio tecnológico de notificación electrónica que estará en producción a partir del 2 de julio de 2020, la Coordinación de Notificaciones gestionó la asignación del rol 3164 “Notificador Electrónico Manual”, a los funcionarios relacionados en el listado suministrado por cada Dirección Seccional. No obstante, los servidores públicos, que previa validación, no cuenten con el rol y lo requieran, deben solicitarlo mediante el diligenciamiento del formato FT-SI- 2596 “Solicitud de asignación de Roles de los Sistemas de Información y Compromiso de Confidencialidad”, dando aplicación al Procedimiento PR- SI-0142 “Gestión de roles de los sistemas de información” y al manual de Notificación Electrónica de Actos Administrativos Proferidos por la Entidad.

Se aclara que el rol 3164 “Notificador Electrónico Manual", se asigna a los funcionarios ubicados en la Coordinación de Notificaciones o quien haga sus veces en cada una de las Direcciones Seccionales.

2. Formato y nombre del archivo del acto administrativo a notificar electrónicamente

Los funcionarios que expiden los actos administrativos en cada una de las Direcciones Seccionales, deben remitir los archivos en formato PDF, nombrados teniendo en cuenta lo siguiente:

a) Para actos administrativos generados por los Sistemas de información ejemplo; Integra, Rtesal, Devoluciones, Normaliza y los nuevos sistemas que generen actos administrativos, se mantendrá el nombre del archivo PDF asignado por el sistema que lo expide.

b) Los actos administrativos generados manualmente deben guardarse en un archivo cuyo nombre debe conformarse así:

- Año calendario de la expedición del acto administrativo

- Código de la Dirección Seccional donde se expidió el acto administrativo.

- Código de la dependencia que profiere el acto administrativo.

- Código del acto administrativo, según el caso o código de formato de notificación de acuerdo a la circular 274 del 2000.

- Número Consecutivo de acto administrativo (Número de acto)

El nombre del archivo debe contener la caracterización numérica sin excluir ningún campo, tal como se describe en el siguiente ejemplo:

Ejemplo: Para nombrar el archivo PDF correspondiente a la notificación de un mandamiento de pago, con número consecutivo 34, expedido en el año 2020 en la Dirección Seccional de Impuestos de Medellín por la División de Gestión de Recaudo y Cobranzas, se debe identificar así:

Ejemplo 1:

c) Los actos administrativos generados a través de la plataforma SIAT como SIPAC y GESTOR, se deben nombrar con las condiciones establecidas en el litera! b de la presente circular.

d) El peso de los archivos contenidos en el correo no debe superar los 7 MB.

3. Numeración de actos administrativos

La Coordinación de Notificaciones o quien haga sus veces en cada una de las Direcciones Seccionales, debe atender las siguientes directrices para surtir el trámite de numeración de los actos administrativos, así:

3.1 Para la numeración de los actos administrativos generados de forma manual, se deberán remitir al buzón corporativo (Ver Tabla No.1), asignado en cada una de las Direcciones Seccionales con copia al buzón de conservación de acuerdo con lo establecido en el Instructivo IN-FI-0058 “Control de Registros Electrónicos almacenados en buzones de conservación". Los jefes o los delegados para esta actividad, serán los encargados de garantizar la numeración única, consecutiva y cronológica según lo establece el Acuerdo 060 de 2001 del AGN, previa verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en el procedimiento PR-FI- 0159 “Notificaciones Comunicación y/o Publicación”, cumpliendo las siguientes características:

a) Los Actos Administrativos que se generen debe venir en formato tamaño oficio, debidamente firmado por el funcionario competente en formato PDF, junto con el diligenciamiento del formato FT-FI 2398 “Entrega de Actos Administrativos para numeración, notificación, comunicación, y/o publicación”

al buzón corporativo ver (TABLA No. 1), con copia al buzón de conservación de acuerdo con lo establecido en el Instructivo IN-FI-0058 “Control de Registros Electrónicos almacenados en buzones de conservación”, (ver video en Stream “Como firmar en un documento en PDF”): https://web.microsoftstream.conrVvideo/57c37ca3-6d54“4056-9835-1b5c81067053

TABLA 1.

COD.SECCIONALNOMBRE BUZÓN
1Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de ArmeniaRecepcionActosArmenia@dian.gov.co
2Dirección Seccional de Impuestos de BarranquillaRecepcionActosBarranauílla@dian.gov.co
3Dirección Seccional de Aduanas de BogotáRecepcionActosBogota@dian.gov.co
4Dirección Seccional de impuestos y Aduanas de BucaramangaRecepcionActosBucaramanga@dian.gov.co
5Dirección Seccional de Impuestos de CaliRecepcionActoslmpuescali@dian.gov.co
6Dirección Seccional de Impuestos de CartagenaRecepcionActoslmpuestoscartagena@dian.gov.co
7Dirección Seccional de Impuestos de CúcutaRecepcionActoslmpuestoscucuta@dian.gov.co
8Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de GirardotRecepcionActosGirardot@dian.gov.co
9Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de IbaguéRecepcionActosIbague@dian.gov.co
10Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de ManizalesRecepcionActosManizales@dian.gov.co
11Dirección Seccional de Impuestos de MedellínRecepcionActoslmpuestosmedellin@dian.gov.co
12Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de MonteríaRecepcionActosMonteria@dian.gov.co
13Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de NeivaRecepcionActosNeiva@dian.gov.co
14Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de PastoReceocionActosPasto@dian.gov.co
15Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de PalmiraReceDcíonActosPalmira@dían.gov.co
16Dirección Seccional de impuestos y Aduanas de PereiraRecepcionActosPereira@dian.gov.co
17Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de PopayánRecepcionActosPopayan@dian.gov.co
18Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de QuibdóRecepcionActosQuibdo@dian.gov.co
19Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Santa MartaRecepcionActosSantamarta@dian.gov.co
20Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de TunjaReceocionActosTunja@dian.gov.co
21Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de TuluáRecepción ActosTulúa@dian.gov.co
22Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Villavicencio RecepcionActosVillavicencio@dian.gov.co
23Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de SinceiejoRecepcionActosSincelejo@dian.gov.co
24Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de ValleduparRecepcionActosValledupar@dian.gov.co
25Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de RiohachaRecepcionActosRiohacha@dian.gov.co
26Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de SogamosoRecepcionActosSogamoso@dian.gov.co
27Dirección Secciona) de Impuestos y Aduanas de San AndrésRecepdonActosSanandres@dian.gov.co
28Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de FlorenciaRecepcionActosFlorencia@dian.gov.co
29Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de BarrancabermejaRecepcionActosBarrancabermeja@dian.gov.co
31Dirección Seccional de Impuestos de Grandes ContribuyentesRecepcionActosGrandescontribuyentes@dian.gov.co
32Dirección Seccional de Impuestos de BogotáRecepcionActoslmpuestosbogota@dian.gov.co

34		Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de AraucaRecepcionActosArauca@dian.gov.co

35		Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de BuenaventuraRecepcionActosBuenaventura@dian.gov.co

37		Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Ipiales
RecepcionActosIpiales@dian.gov.co
38Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de LeticiaRecepcionActosLeticia@dian.gov.co
39Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Maicao
RecepcionActosMaicao@dian.gov.co

40		Dirección Seccional Delegada de impuestos y Aduanas de Tumaco
RecepcionActosTumaco@dian.gov.co

41		Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de UrabáRecepcionActosUraba@dian.gov.co
42Dirección Seccional Delegada de Impuestos y Aduanas de Puerto CarreñoRecepción ActosPuertocarreno@dian.gov.co

43		Dirección Seccional Delegada de Impuestos y Aduanas de InlridaRecepcionActoslnirida@dian.gov.co
44Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de YopalRecepcionActosYopal@dian.gov.co
46Dirección Secciona! Delegada de Impuestos y Aduanas de Puerto AsísRecepción ActosPuertoasis@dian.gov.co
48Dirección Seccional de Aduanas de CartagenaReceocionActosAduanascartagena@dian.gov.co
78Dirección Seccional Delegada de Impuestos y Aduanas de San José de GuaviareRecepcionActosGuaviare@dian.gov.co
86Dirección Seccional Delegada de Impuestos y Aduanas de PamplonaRecepcionActosPamplona@dian.gov.co
87Dirección Seccional de Aduanas de BarranqueaRecepcionActosAduanasbarranquilla@dian.gov.co
88Dirección Seccional de Aduanas de CaliRecepcionActosAduanascali@dian.gov.co
89Dirección Seccional de Aduanas de CúcutaRecepcionActosAduanascucuta@dian.gov.co
90Dirección Seccional de Aduanas de MedellínRecepcionActosAduanasmedellin@dian.gov.co
00Nivel CentralRecepcionActosNivelcentral@dian.gov.co

b) Verificados y cumplidos los requisitos establecidos en el procedimiento PR-Fi-0159, se procederá a realizar la numeración única por tipología documental, remitiendo el acto administrativo a| funcionario encargado del trámite de notificación electrónica con copia al área solicitante para su respectiva captura en el Aplicativo Notificar y con copia oculta al buzón de conservación de acuerdo con lo establecido en el Instructivo IN-Fl-0058 “Control de Registros Electrónicos almacenados en buzones de conservación”

3.2. Los actos administrativos generados por sistemas informáticos institucionales no serán objeto de renumeración, conservando el consecutivo asignado por el sistema. Estos deben ser enviados con la planilla de remisión del Aplicativo Notificar directamente al buzón ver Tabla No. 1.

4. Funcionalidad de los buzones electrónicos

Los buzones de notificación que se encuentran habilitados actualmente en cada una de las Direcciones Seccionales, tendrán aplicación en los siguientes escenarios:

a) Los buzones electrónicos recepcionan la inconsistencia reportada por el administrado cuando el acto Administrativo recibido no corresponda al destinatario, de acuerdo al numeral 5 del cuerpo del mensaje remitido al administrado a través de la herramienta tecnológica,

b) A partir del 2 de julio y entrado en producción la herramienta tecnológica, los buzones electrónicos anteriormente utilizados para realizar la notificación, no podrán seguir siendo utilizados pata surtir notificaciones y/o comunicaciones.

5. Herramientas de apoyo y acompañamiento para el funcionamiento local de la notificación electrónica

a) Para la funcionalidad de la herramienta tecnológica que permite efectuar la notificación electrónica, está disponible el manual “Notificación electrónica de Actos administrativos expedidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales - UAE DIAN” y el vídeo-tutorial, a los cuales se puede acceder a través del siguiente enlace:

DIANNET

Sistemas de Gestión y políticas Manuales de Usuario SIES Notificación

Electrónica de Actos Administrativos

b) La Coordinación de Notificaciones, a través de la mesa de ayuda habilitada y conocida por brindar soporte al Aplicativo Notificar, ofrecerá acompañamiento a la implementación procedí mental de la notificación electrónica. No obstante, para los inconvenientes tecnológicos que puedan presentarse sobre el uso de la herramienta, será la Subdirección de Gestión de Tecnología de Información y Telecomunicaciones o quien haga sus veces, el área competente para brindar el soporte respectivo.

6. Notificación electrónica a través de la herramienta tecnológica

Para la aplicación de la notificación electrónica se debe dar aplicación a lo estipulado en la resolución 38 del 30 de abril de 2020.

En cumplimiento al procedimiento PR-FI-0159 y en concordancia con el memorando 000032 del 09 de febrero de 2015, en el evento en que la notificación electrónica sea fallida, se debe informar al área que dio origen al acto administrativo, con el fin de validar el correo electrónico del destinatario, quienes deberán brindar una respuesta sobre la devolución, indicando el trámite respectivo que dará continuidad, de acuerdo a lo estipulado en la norma y al concepto No. 100208221 - 529 del año 2020, emitido por la Subdirección de Gestión de Normativa y Doctrina.

Es responsabilidad del área que genera el acto, verificar a través del Aplicativo Notificar, el trámite de la notificación, así como la gestión realizada.

Cordialmente,

CAMILO OCTAVIO CONTRERAS BRAVO

Subdirección de Gestión de Recursos Físicos

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